Про затвердження Інструкції із забезпечення доступу до публічної інформації в Управлінні державної охорони України

Про затвердження Інструкції із забезпечення доступу до публічної інформації в Управлінні державної охорони України

Відповідно до Законів України «Про державну охорону органів державної влади України та посадових осіб», «Про доступ до публічної інформації», «Про інформацію», «Про державну таємницю», Указу Президента України від 05 травня 2011 року № 547 «Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації», з метою впорядкування доступу до публічної інформації в Управлінні державної охорони України, встановлення системи функціонування та ведення обліку публічної інформації, реєстрації запитів, їх опрацювання, систематизації, організації взаємодії та контролю за їх розглядом НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію із забезпечення доступу до публічної інформації в Управлінні державної охорони України, що додається.

2. Апарату начальника Управління державної охорони України забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

ІНСТРУКЦІЯ
із забезпечення доступу до публічної інформації в Управлінні державної охорони України

I. Загальні положення

1. Ця Інструкція, розроблена з метою впорядкування доступу до публічної інформації в Управлінні державної охорони України (далі - УДО України), встановлює систему функціонування та ведення обліку публічної інформації, реєстрації запитів, їх опрацювання, систематизації, організації взаємодії, контролю за їх розглядом та підготовки звітів щодо їх опрацювання.

Дія цієї Інструкції не поширюється на відносини щодо отримання інформації суб’єктами владних повноважень під час здійснення ними своїх функцій, а також на відносини у сфері звернень громадян.

2. У цій Інструкції термін «уповноважений структурний підрозділ» означає структурний підрозділ УДО України, до компетенції якого належить запитувана публічна інформація, що отримана, або створена в процесі виконання покладених на нього завдань та функцій, або стосується питань, віднесених до його компетенції, та який здійснює розгляд по суті й підготовку відповіді на запит.

Інші терміни вживаються у значеннях, визначених у Законі України «Про доступ до публічної інформації» (далі - Закон).

II. Забезпечення порядку доступу до публічної інформації

1. Доступ до публічної інформації в УДО України забезпечується шляхом:

1) систематичного та оперативного оприлюднення інформації:

на офіційному веб-сайті УДО України в мережі Інтернет;

на інформаційних стендах, розміщених у приміщеннях УДО України;

у будь-який інший спосіб;

2) надання інформації за запитами.

2. Доступ до публічної інформації, якою володіє Галузевий державний архів УДО України та яка міститься в архівних документах, здійснюється відповідно до Закону.

3. Організація і забезпечення додержання порядку надання публічної інформації покладаються на підрозділ забезпечення службової діяльності керівництва УДО України, який забезпечує:

координацію дій уповноважених структурних підрозділів з метою оперативної підготовки та надання відповідей на запити, що надходять до УДО України;

надання консультацій уповноваженим структурним підрозділам під час опрацювання запитів та їх оформлення;

оприлюднення звітних інформаційно-аналітичних матеріалів за розглядом запитів на офіційному веб-сайті УДО України в мережі Інтернет.

III. Порядок отримання, розгляду та реєстрації запитів

1. Запити на інформацію, розпорядником якої є УДО України, приймаються в робочий час згідно з правилами внутрішнього розпорядку (у понеділок - четвер з 10:00 до 17:00, у п’ятницю - з 10:00 до 16:00).

Запити не приймаються під час обідньої перерви (з 13:00 до 14:00), а також у вихідні, святкові та неробочі дні.

2. Запити подаються до УДО України в усній, письмовій чи іншій формі (поштою, факсом, телефоном, електронною поштою) на вибір запитувача.

Запити подаються у довільній формі та мають містити:

ім’я (найменування) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв’язку, якщо такий є;

загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит (якщо запитувачу це відомо);

підпис і дату (за умови подання письмового запиту).

З метою спрощення процедури оформлення запиту запитувач може використовувати форму для подання запиту на отримання публічної інформації в письмовому вигляді (додаток 1) та форму для подання запиту на отримання публічної інформації електронною поштою (додаток 2).

3. Запити на інформацію приймаються та реєструються відповідальними посадовими особами підрозділу діловодства УДО України у журналі реєстрації запитів на отримання публічної інформації (додаток 3) або в системі електронної реєстрації. На запиті проставляється відповідний штамп із зазначенням реєстраційного номера, дати отримання запиту. У реєстраційному номері зазначається позначка «І/з».

4. Після реєстрації запиту Начальник УДО України або особа, яка виконує його обов’язки, розглядає запит та визначає уповноважені структурні підрозділи УДО України, відповідальні за підготовку відповіді на запит, до компетенції яких належить запитувана інформація.

5. Після розгляду запиту Начальником УДО України або особою, яка виконує його обов’язки, підрозділ діловодства УДО України невідкладно направляє запит визначеному уповноваженому структурному підрозділу УДО України для опрацювання та підготовки проекту відповіді запитувачу.

6. У разі якщо УДО України не володіє запитуваною інформацією, але за статусом або характером діяльності йому відомо або має бути відомо, хто нею володіє, запит направляється належному розпоряднику з одночасним повідомленням про це запитувача.

7. Якщо запит за своїм змістом є зверненням громадян, підрозділ діловодства УДО України реєструє його відповідно до Закону України «Про звернення громадян».

8. Якщо з поважних причин (інвалідність, обмежені фізичні можливості тощо) особа не може подати письмовий запит, його повинен оформити представник підрозділу діловодства УДО України, який обов’язково має зазначити в запиті свої посаду, прізвище, ім’я, по батькові, контактний телефон та надати копію запиту особі, від імені якої його подано.

IV. Опрацювання запитів та здійснення контролю щодо надання відповідей

1. Керівники уповноважених структурних підрозділів УДО України при отриманні запитів зобов’язані вжити заходів щодо надання достовірної, точної та повної інформації, розпорядником якої вони є, а також за потреби щодо перевірки правильності та об’єктивності наданої інформації.

2. Відповідь на запит надається не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту розпорядником інформації.

У разі якщо запит стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь має бути надано не пізніше 48 годин з дня отримання запиту.

Якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, уповноважений структурний підрозділ УДО України з дозволу Начальника УДО України або особи, яка виконує його обов’язки, може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку УДО України повідомляє запитувача у письмовій формі не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту.

3. Відстрочка у задоволенні запиту допускається в разі, якщо запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачені Законом строки у разі настання обставин непереборної сили. Рішення про відстрочку УДО України доводить до відома запитувача у письмовій формі з роз’ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.

4. Відповідь на запит уповноважений структурний підрозділ УДО України надсилає запитувачам поштою або будь-яким іншим способом (факсом, телефоном, електронною поштою тощо), копію відповіді - підрозділу діловодства УДО України для обліку запитів.

5. Контроль за своєчасністю та повнотою надання відповіді запитувачу забезпечує керівник уповноваженого структурного підрозділу, який здійснює розгляд запиту.

V. Відмова у задоволенні запиту

1. УДО України має право відмовити в задоволенні запиту на інформацію у випадках, передбачених статтею 22 Закону.

2. Повідомлення про відмову у задоволенні запиту, у якому мають зазначатися мотивована підстава відмови та порядок оскарження відмови, УДО України надсилає запитувачам поштою або на їх вимогу електронною поштою, копію відповіді - підрозділу діловодства УДО України для обліку запитів.

VI. Систематизація, звітність та перевірка структурних підрозділів УДО України

1. Після розгляду усі запити, які надходять до УДО України, разом з усіма документами щодо їх розгляду зберігаються в підрозділі діловодства УДО України у відповідних номенклатурних справах.

Кожен запит з усіма документами щодо його розгляду становить у справі самостійну групу.

Строк зберігання номенклатурних справ із запитами та документами до них становить п’ять років.

Після закінчення встановленого строку зберігання номенклатурні справи із запитами та документами до них підлягають знищенню в установленому порядку.

2. Щокварталу в установленому порядку підрозділ діловодства УДО України подає Начальнику УДО України або особі, яка виконує його обов’язки, звіт щодо розгляду запитів на публічну інформацію (додаток 4) для оприлюднення на офіційному веб-сайті УДО України в мережі Інтернет.

3. Контроль уповноважених структурних підрозділів щодо своєчасного опрацювання запитів здійснюється підрозділом інспекторського контролю УДО України.

ФОРМА
для подання запиту на отримання публічної інформації в письмовому вигляді

ФОРМА
для подання запиту на отримання публічної інформації електронною поштою

ЖУРНАЛ
реєстрації запитів на отримання публічної інформації

ЗВІТ
щодо розгляду запитів на публічну інформацію