Про затвердження Інструкції про особливості направлення у відрядження військовослужбовців Управління державної охорони України

Про затвердження Інструкції про особливості направлення у відрядження військовослужбовців Управління державної охорони України

Відповідно до пункту 13 постанови Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року № 98 «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» та з метою визначення особливостей направлення військовослужбовців Управління державної охорони України у відрядження НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію про особливості направлення у відрядження військовослужбовців Управління державної охорони України, що додається.

2. Фінансово-економічній службі забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

ІНСТРУКЦІЯ
про особливості направлення у відрядження військовослужбовців Управління державної охорони України

I. Загальні положення

1. Ця Інструкція визначає особливості направлення військовослужбовців Управління державної охорони України (далі - УДО України) у відрядження та механізм відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон.

2. Направлення у відрядження працівників УДО України здійснюється відповідно до вимог Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 року № 59, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 31 березня 1998 року за № 218/2658.

3. Відрядження - поїздка військовослужбовців органів, підрозділів, установ, організацій та навчальних закладів УДО України (далі - військовослужбовці) за наказом (розпорядженням) начальника УДО України або уповноваженої ним особи (далі - керівництво УДО України) на певний строк до іншого населеного пункту (в межах України або за кордон) для виконання службових завдань поза місцем постійної (тимчасової) дислокації або до регіональних підрозділів.

4. Основними завданнями відряджень є:

виконання завдань та функцій, покладених на УДО України відповідно до Закону України «Про державну охорону органів державної влади України та посадових осіб»;

підготовка, організація і проведення заходів з питань оперативного та контррозвідувального забезпечення державної охорони;

контроль за діяльністю територіальних (відокремлених) підрозділів;

участь у службових заходах (збори, засідання, наради, звітування тощо);

навчання на курсах, проходження зборів, вступ до навчальних закладів, підготовка, перепідготовка, підвищення кваліфікації військовослужбовців УДО України;

вивчення нових зразків військової та спеціальної техніки і технологій;

участь у заходах, пов’язаних із спеціальною підготовкою особового складу УДО України (у тому числі підготовка та участь у спортивних змаганнях (заходах) чи навчально-тренувальних зборах);

взаємодія з органами безпеки іноземних держав відповідно до міжнародних договорів України (крім проходження служби за кордоном);

виконання інших службових завдань, визначених керівництвом УДО України, та в інших випадках, передбачених законодавством.

5. Не вважаються відрядженнями:

службові поїздки військовослужбовців, служба яких проходить на відокремлених об’єктах (крім місць постійного розташування регіональних підрозділів), у дорозі або має роз’їзний характер, якщо інше не передбачено законодавством чи відповідними нормативно-правовими актами;

виїзд військовослужбовців на один день до навчальних центрів на заняття з бойової та спеціальної підготовки;

переїзд до нового місця служби військовослужбовців, допущених до тимчасового виконання посад (обов’язків за посадою) в регіональних підрозділах УДО України;

період, за який військовослужбовцям здійснюється виплата польових;

направлення для вступу на навчання та навчання на заочній формі навчання в навчальних закладах, заочній ад’юнктурі (докторантурі) (крім навчальних закладів УДО України);

поїздки для складання вступних іспитів до ад’юнктури при військових навчальних закладах, а також пов’язані з підготовкою та складанням кандидатських іспитів, написанням і захистом дисертаційних досліджень.

6. Військовослужбовці, які направляються у відрядження, забезпечуються коштами для здійснення поточних витрат під час відрядження (авансом). Аванс відрядженому військовослужбовцю може видаватися готівкою або перераховуватися в безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток.

У разі якщо військовослужбовець застосував платіжну картку для проведення розрахунків у безготівковій формі, йому відшкодовується збір за переказ грошових коштів електронними засобами (згідно з правилами платіжної системи) за наявності документального підтвердження його сплати (виписка з карткового рахунку або інший документ на паперовому носії, що підтверджує суму сплаченого збору).

7. Керівництво УДО України може встановлювати додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження, а саме: витрат на найм житлового приміщення, на побутові послуги, транспортні та інші витрати (у тому числі на оплату вартості послуг із здійснення Інтернет-замовлення та придбання електронних проїзних документів на транспортні засоби). Зазначені обмеження запроваджуються наказом (розпорядженням) про відрядження.

8. Днем вибуття у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса, службового транспортного засобу або іншого транспортного засобу з місця постійної служби відрядженого військовослужбовця, а днем прибуття з відрядження - день прибуття транспортного засобу до місця постійної служби відрядженого військовослужбовця. У разі відправлення транспортного засобу до 24 години включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 00 години і пізніше - наступна доба. Якщо станція, пристань, аеропорт розташовані за межами населеного пункту, де проходить службу відряджений військовослужбовець, до строку відрядження зараховується час, потрібний для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначається день прибуття відрядженого військовослужбовця до місця постійної служби.

Дати на транспортних квитках або шляхових листках (вибуття або прибуття транспортного засобу з/до місця постійної служби відрядженого військовослужбовця) має бути в межах строку відрядження згідно з наказом (розпорядженням) про відрядження.

Якщо дата на транспортному квитку або шляховому листку не збігається з датою прибуття військовослужбовця з відрядження згідно з наказом (розпорядженням) про відрядження, з дозволу керівництва УДО України береться до уваги вимушена затримка у відрядженні з причин, що не залежать від військовослужбовця (за наявності підтвердних документів), у разі, якщо строк перебування військовослужбовця поза місцем його постійної служби не перевищуватиме строку відрядження, передбаченого постановою Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року № 98 «Про суми витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» (далі - Постанова № 98).

Рішення про продовження строку відрядження приймає керівництво УДО України після прибуття відрядженого військовослужбовця до місця постійної служби на підставі його рапорту. Таке рішення оформлюється відповідним наказом (розпорядженням) про відрядження.

За час затримки в місці відрядження без поважних причин військовослужбовцю не відшкодовуються добові витрати, витрати на найм житлового приміщення та інші витрати (крім витрат на проїзд з місця відрядження до місця постійної служби).

9. Підтвердними документами, що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат, є розрахункові документи відповідно до Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» та Податкового кодексу України. У разі відрядження за кордон підтвердні документи, що засвідчують вартість понесених за кордоном у зв’язку з таким відрядженням витрат, оформлюються згідно із законодавством відповідної держави.

10. Окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження, є добові витрати (витрати на харчування та фінансування інших власних потреб військовослужбовця, понесені у зв’язку з таким відрядженням). Суми добових витрат затверджено Постановою № 98.

Добові витрати відшкодовуються в єдиній сумі незалежно від статусу населеного пункту.

11. Виплата добових, відшкодування витрат за наймання житлового приміщення і оплату проїзду здійснюються за місцем проходження служби військовослужбовця або за місцем, де він отримує грошове забезпечення.

12. Відрядженому військовослужбовцю понад установлені суми компенсації витрат у зв’язку з відрядженням відшкодовуються також витрати на оплату податку на додану вартість за придбані проїзні документи, користування в поїздах постільними речами та найм житлового приміщення згідно з оригіналами підтвердних документів.

II. Порядок направлення та умови відшкодування військовослужбовцям витрат на відрядження в межах України

1. Направлення військовослужбовця у відрядження здійснюється керівництвом УДО України і оформлюється наказом (розпорядженням) про відрядження, в якому зазначаються пункт призначення або область, строк, мета відрядження, а також інші суттєві умови, необхідні для забезпечення виконання військовослужбовцем під час відрядження службових завдань.

Направлення військовослужбовців у відрядження без видання наказу (розпорядження) про відрядження не допускається.

2. Строк відрядження визначається керівництвом УДО України, але не може перевищувати 30 календарних днів, за винятком випадків, передбачених Постановою № 98 та зазначених в абзацах другому, третьому цього пункту. У строк відрядження враховується час перебування в дорозі.

Відрядження, пов’язані з оперативно-розшуковою або контррозвідувальною діяльністю, призначаються на строк не більше 60 днів. Цей строк керівництво УДО України може продовжувати до завершення оперативно-розшукових або контррозвідувальних заходів.

Строк відрядження військовослужбовців, направлених для лікування та реабілітації у зв’язку з отриманим під час відрядження пораненням (контузією, травмою або каліцтвом), у тому числі під час безпосередньої участі в антитерористичній операції та/або забезпеченні її проведення (здійснення заходів, пов’язаних із запобіганням, виявленням і припиненням терористичної діяльності), здійсненні заходів із забезпечення національної безпеки і оборони, відсічі і стримування збройної агресії Російської Федерації у Донецькій та Луганській областях, забезпеченні їх здійснення, перебуваючи безпосередньо в районах та у період здійснення зазначених заходів, та осіб, які супроводжують таких військовослужбовців, не повинен перевищувати строку лікування та реабілітації.

3. Керівництво УДО України згідно з наказом визначає структурний підрозділ УДО України, відповідальний за опрацювання наказів (розпоряджень) про відрядження, ведення Журналу реєстрації посвідчень про відрядження, їх видачу (далі - підрозділ підготовки та проведення охоронних заходів).

Облік військовослужбовців, які вибули/прибули у/з відрядження, ведеться в Журналі реєстрації посвідчень про відрядження (додаток 1). У підрозділі підготовки та проведення охоронних заходів визначається посадова особа (група осіб), відповідальна за ведення Журналу, видачу посвідчень про відрядження та здійснення в них відміток про вибуття/прибуття.

4. На підставі наказу (розпорядження) про відрядження посадова особа підрозділу підготовки та проведення охоронних заходів видає військовослужбовцям посвідчення про відрядження згідно з формою, встановленою додатком 2 до цієї Інструкції. Посвідчення про відрядження підписується керівником підрозділу підготовки та проведення охоронних заходів або його заступником (згідно з розподілом службових обов’язків) та завіряється печаткою.

У посвідченнях про відрядження відповідно до наказу (розпорядження) про відрядження зазначається строк відрядження з урахуванням часу перебування в дорозі до місця відрядження та у зворотному напрямку до місця проходження служби.

Відмітки у посвідченні про відрядження про дати вибуття військовослужбовця у відрядження, прибуття до місця проходження служби, а також про користування під час відрядження службовим транспортним засобом (із зазначенням часу його вибуття та прибуття із/до автопарку) завіряє печатками посадова особа підрозділу підготовки та проведення охоронних заходів.

У разі якщо військовослужбовці під час відрядження (у тому числі які захищали незалежність, суверенітет та територіальну цілісність України і брали безпосередню участь в антитерористичній операції, забезпеченні її проведення чи у здійсненні заходів із забезпечення національної безпеки і оборони, відсічі і стримування збройної агресії Російської Федерації в Донецькій та Луганській областях, забезпеченні їх здійснення, перебуваючи безпосередньо в районах та у період здійснення зазначених заходів) забезпечуються харчуванням за рахунок держави або продуктовими наборами відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 29 березня 2002 року № 426 «Про норми харчування військовослужбовців Збройних Сил, інших військових формувань та Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації, поліцейських, осіб рядового та начальницького складу підрозділів оперативного забезпечення зон проведення антитерористичної операції Державної фіскальної служби, осіб рядового, начальницького складу органів і підрозділів цивільного захисту», у посвідченні про відрядження підрозділ, що здійснив таке забезпечення, робить відмітку про кількість діб забезпечення таким харчуванням.

Відмітки у посвідченні про відрядження (прибуття, вибуття) здійснюються за підписом відповідальної посадової особи підрозділу підготовки та проведення охоронних заходів, а військовослужбовцям, які проходять службу в підрозділах особистих охорон,- за підписом відповідальної посадової особи самостійного структурного підрозділу (визначеною розподілом службових обов’язків). Зазначена посадова особа забезпечує правильність оформлення та достовірність даних, що вносяться у посвідчення про відрядження.

5. Військовослужбовцям, направленим у відрядження, за кожний день перебування у відрядженні в межах строків, передбачених пунктом 2 цього розділу, виплачуються добові в розмірах, установлених Постановою № 98.

6. Визначення фактичної кількості днів відрядження для виплати добових проводиться з урахуванням дня вибуття у відрядження й дня прибуття до місця постійної служби, що зараховуються як два дні. Тривалість відрядження обчислюється за кількістю днів перебування у відрядженні з урахуванням вихідних, святкових і неробочих днів та часу перебування у дорозі.

У разі відсутності у посвідченні про відрядження відміток про прибуття та вибуття виплата добових не здійснюється.

У разі проїзду автомобільним транспортом виплата добових здійснюється за час фактичного перебування в дорозі.

У разі відрядження військовослужбовця строком на один день або в таку місцевість, звідки він має змогу щодня повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовуються як за повну добу.

7. У разі тимчасової непрацездатності відрядженого військовослужбовця йому на загальних підставах відшкодовуються витрати на найм житлового приміщення (крім випадків, коли відряджений військовослужбовець перебуває на стаціонарному лікуванні) і виплачуються добові протягом усього часу, поки він не може за станом здоров’я приступити до виконання покладеного на нього службового завдання або повернутися до місця свого постійного проживання, але на строк не більше ніж два місяці.

Тимчасова непрацездатність відрядженого військовослужбовця, а також неможливість за станом здоров’я повернутися до місця постійної служби мають бути засвідчені листком непрацездатності (довідкою про випадок тимчасової непрацездатності військовослужбовця). Дні тимчасової непрацездатності не включаються до строку відрядження.

8. Виплата добових військовослужбовцям за дні, коли вони (у передбачених законодавством випадках) забезпечуються триразовим харчуванням за рахунок держави або продуктовими наборами відповідно до встановлених норм харчування, здійснюється в розмірі 35 відсотків сум добових витрат для України згідно з додатком 1 до Постанови № 98 для фінансування інших власних потреб військовослужбовця, пов’язаних з відрядженням.

9. Військовослужбовцям (за наявності оригіналів підтвердних документів) відшкодовуються в межах граничних сум витрат на найм житлового приміщення, затверджених Постановою № 98, витрати на найм житлового приміщення з розрахунку вартості одного місця у готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні за кожну добу такого проживання з урахуванням включених до рахунків на оплату вартості проживання витрат на користування телефоном (крім витрат на службові телефонні розмови), холодильником, телевізором та інших витрат.

Витрати на найм житлового приміщення за час вимушеної зупинки в дорозі, що підтверджуються відповідними документами, відшкодовуються в порядку й розмірах, передбачених цим пунктом.

Відрядженому військовослужбовцю відшкодовуються витрати на побутові послуги, включені до рахунків на оплату вартості проживання у місцях проживання (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), але не більш як 10 відсотків сум добових витрат за всі дні проживання. Відшкодування витрат на службові телефонні розмови проводяться в розмірах за погодженням з керівництвом УДО України.

Витрати на харчування, вартість якого включено до рахунків на оплату вартості проживання у готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях або до проїзних документів, оплачуються відрядженим військовослужбовцям за рахунок добових витрат.

У разі включення вартості харчування до рахунків на наймання житлового приміщення, проїзних документів без визначення конкретної суми добові витрати відшкодовуються в розмірах, що визначаються у відсотках сум добових витрат для України згідно з додатком 1 до Постанови № 98, зокрема, 80 відсотків - при одноразовому, 55 відсотків - дворазовому, 35 відсотків - триразовому харчуванні.

Військовослужбовцю, відрядженому в межах України, відшкодовується плата за бронювання місця у готелі (мотелі) у розмірі не більш як 50 відсотків вартості такого місця за одну добу згідно з поданими оригіналами підтвердних документів.

Витрати, що перевищують граничні суми витрат на найм житлового приміщення, відшкодовуються з дозволу керівництва УДО України згідно з оригіналами підтвердних документів. Зазначені витрати не є надміру витраченими коштами.

10. Витрати на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) до місця відрядження і назад відшкодовуються в розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов’язаних із придбанням проїзних квитків і користуванням постільними речами в поїздах, та страхових платежів на транспорті.

Військовослужбовцям відшкодовуються витрати на проїзд транспортом загального користування (крім таксі) до станції, пристані, аеропорту, якщо вони розташовані за межами населеного пункту, де проходить службу відряджений військовослужбовець, або до місцеперебування у відрядженні.

Військовослужбовцям відшкодовуються також витрати на проїзд міським транспортом загального користування (крім таксі) відповідно до маршруту, погодженого керівництвом УДО України, та на орендованому транспорті за місцем відрядження (згідно з оригіналами підтвердних документів).

Витрати на проїзд відрядженого військовослужбовця в м’якому вагоні, суднами морського та річкового транспорту, повітряним транспортом за квитками 1 класу та бізнес-класу відшкодовуються в кожному випадку з дозволу керівництва УДО України згідно з оригіналами підтвердних документів. Зазначені витрати не є надміру витраченими коштами.

Витрати на перевезення багажу понад вагу, вартість перевезення якого входить до вартості квитка того виду транспорту, яким користується військовослужбовець, відшкодовуються з дозволу керівництва УДО України згідно з оригіналами підтвердних документів. Зазначені витрати не є надміру витраченими коштами.

Витрати на оплату послуг залу офіційних делегацій відшкодовуються у визначених законодавством випадках.

11. Відрядженому військовослужбовцю перед від’їздом у відрядження видається грошовий аванс у межах суми, визначеної на оплату проїзду, найм житлового приміщення і добові витрати.

Після повернення з відрядження військовослужбовець зобов’язаний до закінчення п’ятого банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної служби, подати звіт про використання коштів.

Сума надміру витрачених коштів (залишку коштів понад суму, витрачену згідно із звітом про використання коштів, наданих на відрядження) підлягає поверненню військовослужбовцем до каси або зарахуванню на відповідний рахунок УДО України у встановленому законодавством порядку.

У разі якщо під час відряджень військовослужбовець отримав готівку із застосуванням платіжних карток, він подає звіт про використання виданих на відрядження коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження (банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної служби).

У разі якщо під час відряджень військовослужбовець застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі і строк подання звіту про використання виданих на відрядження коштів не перевищив 10 банківських днів, за наявності поважних причин керівництво УДО України може продовжити такий строк до 20 банківських днів (до з’ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

Разом із звітом подаються оригінали документів, що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат.

Якщо військовослужбовець отримав аванс на відрядження і не виїхав, він повинен протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути до каси УДО України зазначені кошти.

Якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти, виплата зазначених коштів має здійснюватися до закінчення третього банківського дня після затвердження керівництвом УДО України звіту про використання коштів, наданих на відрядження.

У разі якщо під час відряджень військовослужбовець користувався службовим транспортним засобом, до звіту додається копія шляхового листка.

12. Витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності оригіналів документів, що засвідчують вартість цих витрат, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона, якщо його обов’язковість передбачено правилами перевезення на відповідному виді транспорту, та розрахункових документів про їх придбання за всіма видами транспорту, в тому числі на чартерні рейси; рахунків, інших розрахункових документів (згідно із законодавством), отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника, в тому числі бронювання місць у місцях проживання; страхових полісів тощо.

У разі використання електронного авіаквитка підставою для відшкодування витрат на його придбання є такий пакет документів: оригінал розрахункового або платіжного документа, що підтверджує здійснення розрахункової операції у готівковій чи безготівковій формі (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера); роздрук на папері частини електронного авіаквитка із визначеним маршрутом (маршрут/квитанція); оригінали відривної частини посадкових талонів пасажира або роздрукований на паперовому носії електронний посадковий талон, отриманий у разі онлайн-реєстрації на авіарейс.

У разі втрати, знищення або зіпсуття посадкового талона пасажира відрядженому військовослужбовцю з дозволу керівництва УДО України можуть бути відшкодовані витрати на придбання електронного авіаквитка за умови надання оригіналу довідки авіаперевізника, якою засвідчено стан замовлення та статус електронного квитка, придбаного для окремого пасажира, факт використання електронного квитка повністю за визначеним маршрутом.

У разі якщо електронний авіаквиток є частково використаним, до звіту також додається лист (акт, довідка) про повернення авіаквитка, складений компанією-продавцем, у якому зазначаються прізвище та ініціали відрядженого військовослужбовця, вартість здійсненого перельоту, сума повернених коштів, комісійні та/або інші збори, пов’язані з поверненням частково використаного квитка.

У разі використання електронного проїзного/перевізного документа на поїзд підставою для відшкодування витрат на його придбання є роздрукований на паперовому носії посадочний документ (у разі перевезення багажу - роздрукований на паперовому носії перевізний документ; у разі окремого замовлення послуги (зокрема, послуги з користування комплектом постільних речей, резервування місць) - роздрукований на паперовому носії документ на послуги).

У разі повернення електронного проїзного/перевізного документа на поїзд до звіту додається роздрукований на паперовому носії документ на повернення.

Інформацію про наявність і статус електронного проїзного документа можна перевірити на офіційному веб-сайті Державної адміністрації залізничного транспорту України.

У разі здійснення Інтернет-замовлення проїзних документів на автобусні пасажирські перевезення підставою для відшкодування витрат на придбання електронного квитка є роздрукований на паперовому носії проїзний документ.

У разі повернення проїзного документа на автобусні пасажирські перевезення до звіту додаються роздруковані на паперовому носії документи на повернення або лист (акт, довідка) про повернення проїзного документа, складений компанією-продавцем, у якому зазначаються сума повернених коштів, комісійні та/або інші збори, пов’язані з його поверненням.

Витрати, понесені у зв’язку з відрядженням, що не підтверджені відповідними документами (крім добових витрат), працівникові не відшкодовуються.

Витрати, понесені у зв’язку з поверненням відрядженим військовослужбовцем квитка на поїзд, літак або інший транспортний засіб, можуть бути відшкодовані з дозволу керівництва УДО України лише за наявності поважних причин (рішення про відміну відрядження, відкликання з відрядження тощо) та документа, що засвідчує вартість цих витрат.

У разі якщо авіаквиток (оформлений на паперовому бланку) є нероздільним і частково використаним, до звіту додається лист (акт, довідка) про повернення авіаквитка, складений компанією-продавцем, у якому зазначаються прізвище та ініціали відрядженого працівника, вартість здійсненого перельоту, сума повернених коштів, комісійні та/або інші збори, пов’язані з поверненням частково використаного квитка, а також копія авіаквитка, завірена уповноваженою на це особою.

13. У разі відрядження на службовому автомобілі витрати на пально-мастильні матеріали відшкодовуються з урахуванням встановлених норм за 1 кілометр пробігу відповідно до затвердженого маршруту, що має бути визначено у наказі (розпорядженні) про відрядження.

Відшкодовуються також інші витрати, пов’язані з технічним обслуговуванням, стоянкою та паркуванням службового автомобіля, збори за проїзд ґрунтовими, шосейними дорогами та водними переправами.

14. Дозвіл (погодження) керівництва УДО України на відшкодування витрат понад суми, затверджені Постановою № 98, оформлюється письмово у довільній формі.

15. Компенсація (відшкодування) витрат (вартість проїзду до місця виклику і назад, витрати, пов’язані з найманням жилого приміщення, добові) військовослужбовцям, які викликаються до органу досудового розслідування, прокуратури, суду або до органів, у провадженні яких перебувають справи про адміністративні правопорушення, проводиться відповідно до Інструкції про порядок і розміри компенсації (відшкодування) витрат та виплати винагороди особам, що викликаються до органів досудового розслідування, прокуратури, суду або до органів, у провадженні яких перебувають справи про адміністративні правопорушення, та виплати державним спеціалізованим установам судової експертизи за виконання їх працівниками функцій експертів і спеціалістів, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 01 липня 1996 року № 710.

III. Порядок направлення та умови відшкодування військовослужбовцям витрат на відрядження за кордон

1. Відрядження військовослужбовця за кордон здійснюється відповідно до наказу (розпорядження) керівництва УДО України про відрядження, в якому визначаються мета виїзду, країна відрядження, строк та фінансові умови перебування за кордоном. Підставою для видання наказу (розпорядження) про відрядження є погоджений керівництвом УДО України рапорт керівника самостійного структурного підрозділу, в якому зазначаються мета виїзду, країна відрядження, кількість осіб, строк та умови перебування за кордоном (у разі поїздки за запрошенням подається його копія з перекладом), перелік витрат.

Строк відрядження за кордон не може перевищувати 60 календарних днів, крім випадків, передбачених Постановою № 98. У строк відрядження враховується час перебування в дорозі.

2. Військовослужбовцям, які направляються на навчання та стажування за кордон, відшкодовуються витрати у порядку, передбаченому чинним законодавством про умови матеріального забезпечення осіб, направлених за кордон на навчання.

3. З дозволу керівника може братися до уваги вимушена затримка у відрядженні (у разі захворювання, відсутності транспортних квитків, відміни авіарейсів, ремонту транспортного засобу або з інших причин, не залежних від військовослужбовця) за наявності оригіналів підтвердних документів. При цьому загальний строк відрядження не може перевищувати 60 календарних днів.

У разі хвороби документ про тимчасову непрацездатність під час перебування за кордоном, перекладений державною мовою, підлягає обміну в лікувальних закладах за місцем проходження служби чи проживання на листок непрацездатності встановленого в Україні зразка.

Рішення про продовження строку відрядження керівництво УДО України приймає після прибуття відрядженого військовослужбовця до місця постійної служби на підставі його рапорту (доповідної записки), який (яка) оформлюється відповідним наказом (розпорядженням) про відрядження.

За час затримки у відрядженні без поважних причин військовослужбовцю не виплачується грошове забезпечення, не відшкодовуються добові витрати, витрати на найм житлового приміщення та інші витрати.

4. Військовослужбовець, що відряджається за кордон, забезпечується грошовими коштами для здійснення поточних витрат під час відрядження (авансом).

5. За час перебування у відрядженні військовослужбовцю відшкодовуються витрати:

на проїзд (у тому числі на перевезення багажу, бронювання транспортних квитків, оплату аеропортних зборів, користування постільними речами в поїздах) до місця відрядження і назад, а також за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті);

на оплату вартості проживання у готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях в межах затверджених Постановою № 98 граничних сум витрат на найм житлового приміщення, встановлених з урахуванням включених до рахунків на оплату вартості проживання витрат за користування телефоном, холодильником, телевізором та інших витрат (крім витрат на побутові послуги та витрат на оплату податку на додану вартість);

на побутові послуги, що включені до рахунків на оплату вартості проживання у місцях проживання (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), але не більш як 10 відсотків сум добових витрат для держави, до якої відряджається військовослужбовець, визначених у додатку 1 до Постанови № 98, за всі дні проживання;

на бронювання місць у готелях (мотелях) у розмірах не більш як 50 відсотків вартості місця за добу;

на оформлення закордонних паспортів;

на оформлення дозволів на в’їзд (віз);

на оплату вартості страхового поліса життя або здоров’я відрядженого військовослужбовця або його цивільної відповідальності (у разі використання транспортного засобу при здійсненні відрядження) за наявності його оригіналу з відміткою про сплату страхового платежу, якщо згідно із законами держави, до якої відряджається військовослужбовець, або держав, територією яких здійснюється транзитний рух до зазначеної держави, необхідно здійснити таке страхування;

на обов’язкове страхування та інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування в місці відрядження (у тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат);

на оплату службових телефонних розмов (у розмірах, погоджених з керівництвом УДО України);

на оплату комісійних витрат у разі обміну валюти;

на оплату послуг залу офіційних делегацій (у визначених законодавством випадках).

Витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності оригіналів документів, що засвідчують вартість цих витрат, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона, якщо його обов’язковість передбачено правилами перевезення на відповідному виді транспорту, та розрахункових документів про їх придбання за всіма видами транспорту, в тому числі на чартерні рейси; рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника, в тому числі бронювання місць у місцях проживання; страхових полісів тощо.

6. Заборонено відшкодовувати витрати на алкогольні напої, тютюнові вироби, суми «чайових», а також плату за видовищні заходи.

7. Витрати на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) до місця відрядження і назад відшкодовуються в розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов’язаних із придбанням проїзних квитків і користуванням постільними речами в поїздах, та страхових платежів на транспорті.

Військовослужбовцю відшкодовуються витрати на проїзд до/з вокзалу, аеропорту або пристані (якщо ці пункти розташовані за межами міста) в місцях відправлення, призначення та пересадки, а також витрати на проїзд за місцем відрядження транспортом загального користування (рейсові автобуси, метро, тролейбуси, трамваї тощо, крім таксі) за умови, що не надавалися безкоштовно засоби пересування.

У разі потреби пересування по території держави відрядження керівництво УДО України може визначити відрядженому військовослужбовцю вид транспорту, яким він може користуватися. Витрати за користування таксі або оренду автотранспорту можуть бути відшкодовані лише за наявності дозволу керівництва УДО України (згідно з оригіналами підтвердних документів).

Витрати на проїзд військовослужбовця у м’якому вагоні, суднами морського та річкового транспорту, повітряним транспортом за квитками 1 класу та бізнес-класу відшкодовуються в кожному випадку з дозволу керівництва УДО України згідно з оригіналами підтвердних документів. Зазначені витрати не є надміру витраченими коштами.

Витрати на перевезення багажу понад вагу, вартість перевезення якої входить до вартості квитка того виду транспорту, яким користується військовослужбовець, відшкодовуються з дозволу керівництва УДО України згідно з оригіналами підтвердних документів. Зазначені витрати не є надміру витраченими коштами.

8. Витрати у зв’язку з поверненням військовослужбовцем квитка на поїзд, літак або інший транспортний засіб можуть бути відшкодовані з дозволу керівництва УДО України лише з поважних причин (рішення про відміну відрядження, відкликання з відрядження тощо) за наявності документа, що засвідчує вартість таких витрат.

У разі якщо авіаквиток (оформлений на паперовому бланку) є нероздільним і частково використаним, до звіту додається лист (акт, довідка) про повернення авіаквитка, складений компанією-продавцем, у якому зазначаються прізвище та ініціали відрядженого працівника, вартість здійсненого перельоту, сума повернених коштів, комісійні та/або інші збори, пов’язані з поверненням частково використаного квитка, а також копія авіаквитка, завірена уповноваженою на це особою.

У разі використання електронного авіаквитка підставою для відшкодування витрат на його придбання є такий пакет документів: оригінал розрахункового або платіжного документа, що підтверджує здійснення розрахункової операції у готівковій чи безготівковій формі (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера); роздрук на папері частини електронного авіаквитка із визначеним маршрутом (маршрут/квитанція); оригінали відривної частини посадкових талонів пасажира або роздрукований на паперовому носії електронний посадковий талон, отриманий у разі онлайн-реєстрації на авіарейс.

У разі втрати, знищення або зіпсуття посадкового талона пасажира відрядженому військовослужбовцю з дозволу керівництва УДО України можуть бути відшкодовані витрати на придбання електронного авіаквитка за умови надання оригіналу довідки авіаперевізника, якою засвідчено стан замовлення та статус електронного квитка, придбаного для окремого пасажира, факт використання електронного квитка повністю за визначеним маршрутом.

У разі якщо електронний авіаквиток є частково використаним, до звіту також додається лист (акт, довідка) про повернення авіаквитка, складений компанією-продавцем, у якому зазначаються прізвище та ініціали військовослужбовця, вартість здійсненого перельоту, сума повернених коштів, комісійні та/або інші збори, пов’язані з поверненням частково використаного квитка.

У разі використання електронного проїзного/перевізного документа на поїзд підставою для відшкодування витрат на його придбання є роздрукований на паперовому носії посадковий документ (у разі перевезення багажу - роздрукований на паперовому носії перевізний документ; у разі окремого замовлення послуги (зокрема, послуги з користування комплектом постільних речей, резервування місць) - роздрукований на паперовому носії документ на послуги).

У разі повернення електронного проїзного/перевізного документа на поїзд до звіту додається роздрукований на паперовому носії документ на повернення.

Інформацію про наявність та статус електронного проїзного документа можна перевірити на офіційному веб-сайті Державної адміністрації залізничного транспорту України.

У разі здійснення Інтернет-замовлення проїзних документів на автобусні пасажирські перевезення підставою для відшкодування витрат на придбання електронного квитка є роздрукований на паперовому носії проїзний документ.

У разі повернення проїзного документа на автобусні пасажирські перевезення до звіту додаються роздруковані на паперовому носії документи на повернення або лист (акт, довідка) про повернення проїзного документа, складений компанією-продавцем, у якому зазначаються сума повернених коштів, комісійні та/або інші збори, пов’язані з його поверненням.

9. Відрядженому військовослужбовцю понад установлені суми компенсації витрат у зв’язку із відрядженням відшкодовуються також витрати на оплату податку на додану вартість за придбані проїзні документи, користування в поїздах постільними речами та найм житлового приміщення згідно з оригіналами підтвердних документів.

10. У разі відрядження за кордон на службовому автомобілі витрати на пально-мастильні матеріали відшкодовуються з урахуванням встановлених норм за 1 кілометр пробігу відповідно до затвердженого маршруту, що має бути визначено у наказі (розпорядженні) про відрядження.

Відшкодовуються також інші витрати, пов’язані з технічним обслуговуванням, стоянкою та паркуванням службового автомобіля, збори за проїзд ґрунтовими, шосейними дорогами та водними переправами.

11. З дозволу керівництва УДО України військовослужбовцю можуть бути відшкодовані фактичні витрати, що перевищують граничні суми відшкодування витрат на найм житлового приміщення та на службові телефонні розмови. Зазначені витрати не є надміру витраченими коштами.

12. Військовослужбовцям відшкодовується вартість страхового поліса (за наявності його оригіналу з відміткою про сплату страхового платежу), за яким передбачено відшкодування витрат на:

надання швидкої та невідкладної (екстреної) медичної допомоги страхувальнику і придбання необхідних медикаментів;

переміщення страхувальника на територію України для надання йому медичної допомоги;

відправлення труни з тілом (урни з прахом) страхувальника до місця поховання на території України та інші пов’язані з цим витрати.

У разі якщо правилами в’їзду та перебування в державі, до якої відряджається страхувальник, встановлено вимоги щодо розміру страхової суми, у договорі страхування визначається мінімальна страхова сума. При цьому строк дії договору страхування має відповідати строку відрядження.

Якщо в державі, до якої відряджається страхувальник, медична допомога надається іноземним громадянам безоплатно, вартість страхового поліса не відшкодовується.

Інформація про надання медичних послуг громадянам України за кордоном та про держави, під час відряджень до яких громадянам України надається невідкладна медична допомога на безоплатній основі, розміщується на офіційних веб-сайтах Міністерства закордонних справ України та Міністерства охорони здоров’я України.

13. Крім зазначених у пунктах 5-12 цього розділу витрат, відповідно до Податкового кодексу України відрядженому військовослужбовцю відшкодовуються не підтверджені документально витрати на харчування та фінансування інших власних потреб (добові витрати), понесені у зв’язку з таким відрядженням.

За кожний день (включаючи день вибуття та день прибуття) перебування військовослужбовця у відрядженні, враховуючи вихідні, святкові й неробочі дні та час перебування в дорозі (разом з вимушеними зупинками), йому виплачуються добові в межах сум, затверджених Постановою № 98.

Визначення кількості днів відрядження для виплати добових проводиться з урахуванням дня вибуття у відрядження й дня прибуття до місця постійної служби, що зараховуються як два дні.

14. Фактичний час перебування у закордонному відрядженні визначається згідно з наказом (розпорядженням) про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування військовослужбовця у відрядженні (відповідних первинних документів та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування військовослужбовця у відрядженні, відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання тощо). За їх відсутності добові витрати відрядженому військовослужбовцю не відшкодовуються.

У разі відрядження військовослужбовця строком на один день добові витрати відшкодовуються як за повну добу.

15. Добові витрати за час перебування у відрядженні відшкодовуються в межах затверджених сум:

за кожний день перебування у відрядженні, включаючи день вибуття та прибуття,- за нормами, встановленими для держави, до якої відряджено військовослужбовця;

якщо відряджений, перебуваючи в дорозі до іноземних держав або повертаючись з відповідної держави, має пересадку на інший транспортний засіб або зупинку в готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України, відшкодування витрат на відрядження за період проїзду територією України здійснюється в порядку, передбаченому для відряджень у межах України.

При цьому добові витрати з дня останньої пересадки на інший транспортний засіб (вибуття з готелю, мотелю, іншого житлового приміщення) на території України під час прямування у відрядження за кордон і до дня першої пересадки на інший транспортний засіб (зупинки в готелі, мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України (включно) під час повернення в Україну відшкодовуються за нормами, встановленими для відряджень за кордон. У разі якщо день вибуття у відрядження або день прибуття відрядженого військовослужбовця до місця постійної служби збігається з днем зазначеної пересадки (зупинки), добові витрати за відповідний день вибуття або день прибуття відшкодовуються за нормами, встановленими для відряджень за кордон.

У разі відсутності такої пересадки (зупинки) добові витрати відшкодовуються за кожний день відрядження, включаючи день вибуття та прибуття,- за нормами, встановленими для відряджень за кордон;

у разі здійснення відряджень до кількох держав протягом доби - у розмірі середнього арифметичного від сум, установлених для цих держав;

у разі направлення у відрядження до двох або більше держав - у сумах, установлених для відповідних держав, з дня перетину кордону відповідної держави.

У разі відрядження до двох або більше держав, перетин кордонів яких здійснюється без відміток у закордонному паспорті, починаючи з другої держави, добові витрати відшкодовуються у сумі, затвердженій для відповідної держави з дня прибуття до цієї держави згідно з датою, визначеною у транспортних квитках або рахунках за проживання в готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні.

У разі відсутності транспортних квитків та рахунків за проживання в готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні добові витрати відшкодовуються за нормами держави відрядження згідно з наказом (розпорядженням) про відрядження.

Добові витрати за день повернення в Україну (перетину кордону) відшкодовуються за нормами останньої держави відрядження;

якщо відряджений за кордон військовослужбовець за умовами запрошення безоплатно забезпечується харчуванням стороною, яка приймає, або якщо вартість харчування включається до рахунків за найм житлового приміщення, проїзних документів без визначення конкретної суми, добові витрати відшкодовуються в розмірах, що визначаються у відсотках сум добових витрат для відповідної держави згідно з додатком 1 до Постанови № 98, зокрема 80 відсотків - при одноразовому, 55 відсотків - дворазовому, 35 відсотків - триразовому харчуванні;

витрати на харчування, вартість якого визначено і включено до рахунків на оплату вартості проживання в готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях або до проїзних документів, оплачуються відрядженим військовослужбовцем за рахунок добових витрат.

16. Якщо сторона, яка приймає, забезпечує військовослужбовця, відрядженого за кордон, додатковими коштами в іноземній валюті як компенсацією поточних витрат (крім витрат на проїзд до держави відрядження і назад та на найм житлового приміщення) або добових витрат, сторона, яка направляє, виплату йому добових витрат зменшує на суму додатково наданих коштів. Якщо сума, надана стороною, яка приймає, перевищує або дорівнює встановленим сумам добових витрат, сторона, яка відряджає, виплату добових витрат не проводить.

17. Після повернення з відрядження військовослужбовець зобов’язаний до закінчення п’ятого банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної служби, подати звіт про використання коштів. Сума надміру витрачених коштів (залишку коштів понад суму, витрачену згідно із звітом про використання коштів, наданих на відрядження) підлягає поверненню військовослужбовцем до каси або зарахуванню на відповідний рахунок УДО України у грошових одиницях, в яких було надано аванс, у встановленому законодавством порядку.

У разі якщо під час відрядження військовослужбовець отримав готівку із застосуванням платіжних карток, він подає звіт про використання виданих на відрядження коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження (банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи).

У разі якщо під час відрядження військовослужбовець застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі і строк подання звіту про використання виданих на відрядження коштів не перевищив 10 банківських днів, за наявності поважних причин керівництво УДО України може продовжити такий строк до 20 банківських днів (до з’ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

Разом із звітом подаються оригінали документів, що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат, із зазначенням форми їх оплати (готівкою, чеком, платіжною карткою, безготівковим перерахунком).

У разі відсутності первинних або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування військовослужбовця у відрядженні, до звіту додаються завірені уповноваженим підрозділом ксерокопії сторінок закордонного паспорта чи документа, що його замінює, з прізвищем відрядженого військовослужбовця та відмітками прикордонних служб про перетин кордону (за їх наявності) або довідка Головного центру обробки спеціальної інформації Державної прикордонної служби України щодо перетину військовослужбовцем державного кордону України (у якій зазначено пункт пропуску, дату та час перетину кордону, серію, номер, тип і назву паспортного документа).

У разі якщо під час відряджень військовослужбовець користувався службовим транспортним засобом, до звіту додається копія шляхового листка.

18. Якщо військовослужбовець отримав аванс на відрядження за кордон і не виїхав, він повинен протягом трьох робочих днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути до каси УДО України зазначені кошти в тих грошових одиницях, в яких було видано аванс.

У разі неповернення військовослужбовцем залишку коштів у визначений строк відповідна сума стягується з нього УДО України у встановленому чинним законодавством порядку.

19. Якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти, виплата здійснюється в національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим Національним банком України на день погашення заборгованості. Виплата зазначених коштів має здійснюватися до закінчення третього банківського дня після затвердження керівництвом УДО України звіту про використання коштів, наданих на відрядження.

У разі відсутності підтвердних документів про обмін валюти, в якій видано аванс, на національну валюту держави відрядження перерахунок витрат, здійснених у відрядженні, що підтверджені документально, здійснюється виходячи з крос-курсу, розрахованого за офіційним обмінним валютним курсом, що встановлений Національним банком України на день затвердження звіту про використання коштів, наданих на відрядження.

Дозвіл (погодження) керівництва УДО України на відшкодування витрат понад суми, затверджені Постановою № 98, оформлюється письмово у довільній формі.

ЖУРНАЛ
реєстрації посвідчень про відрядження

ПОСВІДЧЕННЯ ПРО ВІДРЯДЖЕННЯ